Cómo crear un evento para ganar visibilidad

Recuerdo mi excursión de fin de curso de COU a Italia, sí han llovido unos cuantos años desde entonces. Era la primera vez que viajaba en avión a descubrir Europa. El caso es que llevaba unas cuantas liras (aún no existía el Euro) para el viaje de siete días y el día 5 ocurrió algo mágico.

Allí estaba mi clase y yo en una plaza de Roma, de repente y guiados cual mosquitos a la luz no pudimos evitar dejarnos seducir por un maravilloso cartel que ponía Starbucks. Estábamos en una de esas cafeterías que sólo habíamos visto en las películas y nos dejamos llevar por la ilusión comprando con las liras que nos quedaban un gran café con nata, caramelo y todo tipo de pijadas en un recipiente como los de Sex in the city. El resto de días de nuestra excursión lo pasamos bebiendo agua de las fuentes. Y… ¿Por qué nos gastamos una pasta en aquel café? ¿Qué marcaba la diferencia de elegir Starbucks y no cualquier otra cafetería romana? La visibilidad de su marca.

Eventos: Crea eventos dentro de tu sector para conseguir ser el Starbucks de tu sector

Esta claro que no somos esta gran marca de café  y qué la visibilidad de su marca se debe a diferentes factores: localización de sus cafeterías, publicidad en televisión, el marketing emocional y un sinfín de acciones de marketing. Pero ¿hay algo que podamos hacer para ganar visibilidad con pocos medios, para poder conseguir ser conocidos, obtener más tráfico y clientes? La respuesta es sí, los eventos ya sean online o presenciales son una gran herramienta para conseguir hacer visible a nuestra empresa o negocio.

¿Qué tengo que hacer para montar un evento?

Desde mi experiencia organizando eventos de marketing te diré que es mucho más sencillo de lo que piensas y que lo más importante es seguir la estructura de las tres íes: idea, inversión e individuos. El último punto son personas, pero si no me tiraba atrás las tres íes:)

Idea

Tener una idea es la base de todo, puede ser una idea loca, grande, pequeña u original pero lo principal es tenerla.

• Busca algo que llame la atención al publico al que quieres dirigirte. Algo que forme, divierta, entretenga o aporte valor a tu potencial comunidad o cliente.
• Inspírate en eventos similares de tus competidores para poder mejorar esa idea, renovarla o cambiarla.
• Si en este momento tu mente está en blanco y no se te ocurre ninguna acción, únete a la idea de otra persona y ofrece tu ayuda en el proceso de desarrollo. La covisibilidad también existe y aporta valor.

Inversión

Hay cientos de eventos que puedes crear con recursos limitados: Tweet chats, webinars, entrevistas, Hang outs, master class, Master Minds, cañasbloggers etc… Tienes que encontrar el formato que se adapte a tu presupuesto. Por presupuesto entendemos todo: inversión de tiempo, recursos, coste de herramientas, espacios etc…

IMPORTANTE: Es fundamental que hagas este desglose de costes y previsión de gastos. Esto es lo que hará que pongas los pies en el suelo y sepas realmente si tu idea de evento es rentable. La ilusión es fundamental pero no da dinero, si has llegado a este punto y las cuentas no te cuadran es mejor que vuelvas al anterior y replantees tu idea, o la cambies. Esto no significa que tu idea sea mala, puede ser que no sea el momento adecuado para ejecutarla.

Una vez teniendo claro el coste e inversión de tiempo que te llevará realizar tu idea, llega el momento de buscar a partners estratégicos o patrocinadores.

Los patrocinadores

Cómo te he comentado es fundamental creer en tu idea, si no crees en ella tus posibilidades de venderla o encontrar partners estratégicos disminuirán. Los siguientes pasos para lograr inversión en tu evento son los siguiente:

• Searching: Busca empresas, plataformas o marcas que puedan apostar por tu proyecto y sean empresas con intereses comunes en tu sector. Si hablamos de un evento de cata de vinos en un restaurante una marca de vinos nueva podría ser una gran aliada. Si es un evento de ecommerce busca un hosting o una plataforma de venta.

Vuelca todas las posibles empresas en un excell y busca el contacto directo con la persona del departamento de Marketing, ventas o incluso al CEO. Linkedin es genial para encontrar a personas por empresa. Contacta con ellos para hacerles una propuesta e intenta conseguir el número de teléfono para entablar un contacto directo o bien vía Skype.

• Viste tu idea: Con una gran idea no basta tienes que vestirla de gala en forma de dossier digital y detallar los beneficios que va a obtener tu potencial patrocinador. No hagas el dossier pensando en ti si no en ellos.
• Pasa a la acción: Una vez tengas los dos puntos anteriores claros llega el momento de llamar, cerrar reuniones, Skypes y mails. No tengas miedo de contactar a los grandes de tu sector, no son intocables, y están esperando ofertas tentadoras. El dinero a veces no es lo fundamental tener un partner estratégico que te haga un campaña de e-mail a su base de datos también puede ser un gran empujón.

Individuos (personas)

Si montas un evento es fundamental contar con gente que se una a él, que se inscriba participe y se emocione por tu idea tanto como tu. En personas tenemos que dividir en dos grandes grupos.

• Colaboradores, incluyendo a partners: Contar con un equipo de personas te ayudará a dividir tareas y llegar a mucha más gente. Tal vez tú seas el que esta en la retaguardia o tal vez haya alguien interesado en colaborar contigo. Busca esos alíados, la unión hace la fuerza.
• Asistentes o participantes: El punto fundamental las personas que van a asistir a tu evento, ya sea on/off. Las personas son personas por tanto es muy importante que les des la importancia que se merecen y las trates como a iguales. Haz sentir a la gente en su casa y cuídalos con cariño si realmente quieres que difundan tu marca y evento. Al final tu mejor carta de presentación será el boca a boca (tweet to tweet) que hagan tus asistentes.

Los inconvenientes y piedras del camino

Pese a tener una buena planificación siempre, siempre hay imprevistos que no has contemplado. No permitas que los pequeños conflictos te desanimen, por mucho protocolo de crisis que tengas activado no vas a poder controlar todo, así que déjate llevar y ármate de paciencia.

Focaliza tu objetivo y ve a por ello, no te dejes llevar por el miedo de ¿Quién soy yo para montar un evento?¿Qué voy a hacer para ser diferente?. El miedo será tu peor enemigo y será el freno que hará que no consigas dar a conocerte a ti o a tu marca, lo único que conseguirás si le haces caso es: no poder dedicarte a lo que te gusta, no desarrollar tu negocio y no ganar clientes.

Así que te animo a que pongas en práctica la teoría de las tres íes para poder conseguir esa visibilidad que necesitas para ser el Starbucks de tu sector. ¡Ánimo que merece la pena!